Spracovanie osobných údajov

Informácie a poučenie o získavaní a spracúvaní osobných údajov vo
VVD – Vinohradnícko vinárske družstvo

podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie“) a podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon“).

Dodávateľ, VVD – Vinohradnícko vinárske družstvo, so sídlom Branovská cesta 1926, 941 31 Dvory nad Žitavou, Slovenská republika, IČO: 36558451, IČ DPH: SK2021791717, Zapísaný v OS Nitra, Oddiel: Dr, Vložka číslo: 10058/N, ako prevádzkovateľ týmto informuje svojich zákazníkov – odberateľov o získavaní a spracúvaní ich osobných údajov.

Tento informačný list Vám je určený aj v prípade, ak ste zamestnancom nášho zákazníka – odberateľa, ktorý je právnickou osobou alebo živnostníkom a Váš zamestnávateľ Vás určil ako svoju oprávnenú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúcej sa nášho družstva.

Zásady ochrany osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame len na základe zákonných podmienok, ktoré sú uvedené v nariadení alebo v zákone. Ako prevádzkovateľ zodpovedáme za ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sme o Vás získali alebo získavame v súlade s nariadením a zákonom v rozsahu a spôsobom podľa tohto informačného listu. V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania Vašich osobných údajov sa na nás môžete obrátiť osobne alebo poštou na adrese nášho sídla, telefonicky na tel. čísle +421 905 331 905 alebo e-mailom na adresu toth@vinodvory.sk.

Vaše osobné údaje budú uchovávané a zálohované bezpečne, v súlade s našou bezpečnostnou politikou a s bezpečnostnou politikou našich sprostredkovateľov, a to len po dobu, ktorá je špecifikovaná nižšie v tomto informačnom liste. Prístup k Vašim osobným údajom budú mať príjemcovia a nami poverené osoby, ktoré ich spracúvajú na základe našich pokynov a v súlade s našou bezpečnostnou politikou. Ako prevádzkovateľ sme povinní zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami nariadenia a zákona.

Zdroj získavania osobných údajov

Vaše osobné údaje získavame predovšetkým priamo od Vás, a to vtedy, keď nám ich dobrovoľne poskytujete v súvislosti s dopytom našich produktov – vín alebo žiadosťou o naše služby, ktoré nám adresujete osobne, telefonicky, písomne poštou alebo elektronicky, a to na základe Vašej vlastnej žiadosti.

Okrem toho spracúvame údaje od prenajímateľov pôdy – vlastníkov pozemkov, na ktorých sú vybudované naše vinohrady. Tieto údaje sú poskytované od vlastníkov, resp. prenajímateľov pôdy pri uzatváraní nájomných zmlúv, poprípade, ak dôjde ku kúpe pôdy, pri uzatváraní kúpno-predajných zmlúv.

V prípade, ak ste zamestnancom nášho zákazníka, ktorý je právnickou osobou, prípadne živnostníkom, ktorý si Vás určil ako svoju oprávnenú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúcej sa dodávky vín, osobné údaje získavame od Vášho zamestnávateľa; poskytnutím informácií, ktoré sú obsahom tohto informačného listu nie je dotknutá informačná povinnosť Vášho zamestnávateľa v rozsahu podľa článku 13 nariadenia, resp. § 19 zákona pri získavaní a spracúvaní Vašich osobných údajov v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom zamestnanca a zamestnávateľa.

Pokiaľ spracúvame Vaše údaje, ako je to opísané vyššie, na účely prijatia a spracovania Vášho dopytu, stretnutia alebo objednávky (odoberania newsletteru), ste povinní sprístupniť tieto údaje. Vašu požiadavku bez týchto údajov nemôžeme spracovať.

Ak ste súhlasili so spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 6 ods.1 písmeno a) GDPR, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu neovplyvní zákonnosť spracúvania na základe súhlasu až do času odvolania súhlasu.

Kategórie získavaných a spracúvaných osobných údajov

Budeme získavať a spracúvať iba Vaše bežné osobné údaje, ako je napríklad meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, adresa pre doručovanie, telefónne číslo a e-mailová adresa a prípadne ďalšie nevyhnutné pre plnenie zmluvy (ďalej len „osobné údaje“).

Osobné údaje, ktoré by odhaľovali Váš rasový alebo etnický pôvod, politické názory, politické alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, sexuálnu orientáciu a iné osobitne citlivé osobné údaje o Vás spracúvať nebudeme.

Nevyhnutnosť poskytnutia osobných údajov

Vaše osobné údaje od Vás nevyhnutne potrebujeme, pretože v prípade ich neposkytnutia nemôže dôjsť k vzniku zmluvného vzťahu medzi dodávateľom a odberateľom, keďže v súlade so zákonom NR SR č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, je Vaša identifikácia ako zmluvnej strany (resp. ako osoby určenej naším zákazníkom – Vašim zamestnávateľom na vybavovanie zmluvných záležitostí) jednou z podstatných náležitostí Zmluvy. Ak by ste sa však rozhodli neposkytnúť nám Vaše telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, nebráni to vzniku zmluvného vzťahu, avšak naša vzájomná komunikácia nebude taká efektívna ako keby ste nám ich poskytli.

Príjemcovia osobných údajov

Všetky Vaše osobné údaje budú ukladané v našich interných systémoch a budú nami ďalej poskytované rôznym spolupracujúcim subjektom (sprostredkovateľom), ktorými sú najmä audítori, právni poradcovia, daňoví a účtovní poradcovia, poistitelia, banka, úverové registre, tretie osoby napríklad v oblasti prípravy žiadostí o dotáciu, osoby, ktoré sú s nami v pracovno-právnom alebo inom obdobnom vzťahu, a to v rozsahu, ktorý je nevyhnutne potrebný pre výkon ich práce alebo práv, a ktoré zároveň vo vzťahu k poskytnutým alebo sprístupneným osobným údajom budú mať v rozsahu a za podmienok dojednaných v písomnej zmluve, ktorú s nimi uzatvárame alebo ustanovenej všeobecne záväznými právnymi predpismi povinnosť zachovávať o takýchto informáciách mlčanlivosť.

So všetkými sprostredkovateľmi máme riadne uzavreté zmluvy, na základe ktorých sme zabezpečili ochranu Vašich osobných údajov. Dbáme na to, aby títo sprostredkovatelia zabezpečili primeranú úroveň ochrany osobných údajov, v súlade s platnými právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na ochranu osobných údajov.
Ako prevádzkovateľ tiež máme zákonnú povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov.

Účel spracúvania osobných údajov

Vaše osobné údaje budeme získavať a ďalej spracúvať na nasledovné účely:

(I) uzavretie a plnenie zmluvy/objednávky v súvislosti s dodávkou vín a poskytovaním súvisiacich služieb (ďalej len „Zmluva“), na základe ktorej budeme Vám, resp. Vášmu zamestnávateľovi, ktorý Vás v Zmluve uviedol ako svoju kontaktnú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúce sa dodávky uvedenej v Zmluve, dodávať víno, vrátane poskytovania ďalších služieb súvisiacich s dodávkou podľa Zmluvy, a to najmä príprava uzavretia Zmluvy, evidencia Zmluvy vrátane všetkých jej zmien v našom internom systéme, dodávka do odberného miesta ako aj poskytovanie ďalších služieb súvisiacich s dodávkou podľa Zmluvy, kontrola plnenia Zmluvy, vybavovanie reklamácií a sťažností, vymáhanie pohľadávok vzniknutých v súvislosti s dodávkou a vzájomná komunikácia medzi zmluvnými stranami. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) nariadenia, t. j. plnenie Zmluvy a splnenie našich zákonných povinností.

(II) uzavretie a plnenie nájomnej alebo kúpno-predajnej zmluvy v súvislosti s prenajímaním pôdy na pestovanie viniča alebo jeho kúpou (ďalej len „Zmluva“), na základe ktorej budeme, využívať Vašu pôdu alebo ju od Vás odkúpime podľa Zmluvy, a s tým súvisiaca príprava uzavretia Zmluvy, evidencia Zmluvy vrátane všetkých jej zmien v našom internom systéme, plnenie podľa Zmluvy, kontrola plnenia Zmluvy, vybavovanie reklamácií a sťažností a vzájomná komunikácia medzi zmluvnými stranami. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) nariadenia, t. j. plnenie Zmluvy a splnenie našich zákonných povinností.

(III) vedenie účtovníctva a vyhotovovanie účtovných dokladov; najmä správa a fakturácia ceny za dodávku výrobkov podľa Zmluvy), spracúvanie účtovných, daňových dokladov a faktúr. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t. j. splnenie našich zákonných povinností vyplývajúcich nám, najmä zo zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“), zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.

(IV) evidencia pošty a správa registratúry; evidencia a správa poštových zásielok, pošty doručovanej a odosielanej z a do elektronickej schránky a evidencia a archivácia zmlúv, účtovných, daňových a súvisiacich dokladov v našich interných systémoch. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t. j. splnenie zákonnej povinnosti dodávateľa podľa osobitných predpisov, a to najmä podľa zákona o účtovníctve a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

(V) reklama a marketing služieb a produktov; najmä zasielanie informačných, newsletterov o našich produktoch a službách, informácie o špeciálnych zvýhodnených ponukách a zľavách zameraných na Vaše individuálne záujmy a pod. Právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia, t. j. náš oprávnený záujem. Vo vzťahu k tomuto účelu spracúvania Vašich osobných údajov je naším oprávneným záujmom rozširovať našu zákaznícku základňu a efektívne Vám ponúkať naše produkty a služby zamerané na Vaše individuálne potreby a záujmy.

Doba uchovávania osobných údajov dodávateľom

Vaše osobné údaje budeme spracúvať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelov ich spracúvania, najdlhšie však po dobu trvania Zmluvy. V prípade, ak budeme voči Vám uplatňovať právne nároky a viesť súdne alebo správne konanie alebo ak budete nároky uplatňovať Vy voči nám a viesť voči nám súdne alebo správne konanie, osobné údaje budú spracúvané až do právoplatného skončenia takéhoto konania. Po ukončení Zmluvy, resp. po právoplatnom skončení konania podľa predchádzajúcej vety budú Vaše osobné údaje už iba uchovávané (archivované), a to po dobu 10 rokov od zániku Zmluvy, pretože povinnosť uchovávať Zmluvu a účtovné a daňové doklady súvisiace so Zmluvou, ktoré obsahujú Vaše osobné údaje nám vyplýva zo všeobecne záväzných predpisov, najmä zo zákona o účtovníctve. Po uplynutí tejto doby budú vymazané resp. znehodnotené/skartované.

V prípade, že kedykoľvek počas trvania zmluvného vzťahu namietnete spracúvanie Vašich osobných údajov na priamy marketing našich služieb a produktov, prestaneme Vaše osobné údaje na tento účel spracúvať.

Prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii
Vaše osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii a takýto prenos osobných údajov ani nezamýšľame.

Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov

V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas so spracovaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním; Udelený súhlas môžete odvolať rovnakým spôsobom, akým bol súhlas udelený.

Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.

Práva dotknutej osoby v súvislosti s ochranou osobných údajov

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte okrem vyššie uvedených práv najmä nasledovné práva:
(I) právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 nariadenia); máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či spracúvame Vaše osobné údaje, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom (ich kópie), ako aj na doplňujúce informácie v rozsahu stanovenom článkom 15 nariadenia. Vo väčšine prípadov Vám tieto kópie Vašich osobných údajov a doplňujúce informácie poskytneme v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

(II) právo na opravu osobných údajov (čl. 16 nariadenia); Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. toto právo Vám však umožňuje žiadať od nás, aby sme bez zbytočného odkladu opravili Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnili Vaše osobné údaje, ak sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne. Vezmite prosím na vedomie, že ste povinný poskytnúť nám len také osobné údaje, ktoré sú úplné a správne, pričom zodpovedáte za nepravdivosť osobných údajov, ktoré ste nám poskytli.

(III) právo na vymazanie osobných údajov (právo „na zabudnutie“) (čl. 17 nariadenia), a to bez zbytočného odkladu po uplatnení tohto práva, napríklad v prípade, ak Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sme ich získali alebo spracúvali, ak ste odvolali svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov, na základe ktorého vykonávame spracúvanie Vašich osobných údajov, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov (napríklad Zmluva, ktorú máme s Vami uzavretú), ak namietate spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 nariadenia alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s nariadením a zákonom. Toto Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

(IV) právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (čl. 18 nariadenia), v zákonom stanovených prípadoch máte právo od nás žiadať, aby sme prestali spracúvať Vaše osobné údaje, napr. ak namietate správnosť osobných údajov, ktoré o Vás máme, avšak len počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov, namietate proti spracúvaniu osobných údajov automatizovaným rozhodovaním alebo spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením a zákonom a namietate vymazanie Vašich osobných údajov, pričom namiesto toho žiadate obmedzenie ich použitia alebo namietate výmaz Vašich osobných údajov, ktoré my ako dodávateľ už nepotrebujeme a chceme ich vymazať, avšak potrebujete ich vy, napríklad v prebiehajúcom súdnom konaní.

(V) právo na prenosnosť osobných údajov (čl. 20 nariadenia), to znamená právo získať od nás Vaše osobné údaje, ktoré ste nám predtým poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo požadovať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli ďalšiemu prevádzkovateľovi za splnenia zákonných podmienok; uplatnením tohto práva nie je dotknuté Vaše právo na vymazanie osobných údajov dodávateľom. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe Zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou.

(VI) právo namietať spracúvanie osobných údajov (čl. 21 nariadenia), ak je spracúvanie Vašich založené na našom legitímnom oprávnenom záujme alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame na účel priameho marketingu našich služieb a produktov, vrátane profilovania pri takomto spracúvaní. V prípade, ak podáte námietku a my nepreukážeme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie Vašich osobných údajov, alebo ak podáte námietku voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na účel priameho marketingu našich služieb a produktov, nebudeme Vaše osobné údaje na tieto účely ďalej spracúvať.

(VII) právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov, vrátane profilovania ak by takéto automatizované rozhodovanie a profilovanie malo vo vzťahu k Vám právne účinky alebo Vás významne ovplyvňovalo (čl. 22 nariadenia); Ako sme Však uviedli, pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu,

(VIII) právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 nariadenia); ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením resp. zákonom, môžete podať Úradu na ochranu osobných údajov SR https://dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk sťažnosť (návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 zákona).

Tento dokument nadobúda účinnosť 25.05.2018